Januar 2010 – Wie lange müssen Rechnungsbelege aufbewahrt werden?
Da heutzutage fast alles per elektronischer Post erledigt wird (inkl. e-Rechnungen), stellen sich mir folgende zwei Fragen: Wie lange müssen die Rechnungsbelege in Papierform als Beweis für die getätigte Zahlung aufbewahrt werden? Wie lange müssen die Bankkonto-Auszüge in Papierform aufbewahrt werden?
Geldforderungen können nicht beliebig lange eingefordert werden, da sie ab einem gewissen Zeitpunkt verjährt sind. Wird ein Schuldner nach Ablauf der Verjährungsfrist zur Bezahlung aufgefordert, so kann er entgegenhalten, dass die Forderung zwar bestehe, sie aber infolge Verjährung nicht mehr eingefordert werden könne. Es liegt somit im Interesse des Schuldners, bis zum Eintritt der Verjährung belegen zu können, dass er die Forderung bezahlt hat. Dies kann bewiesen werden, indem der Zahlungsbeleg selbst oder die Abbuchung auf dem Bankkonto vorgelegt wird. Entsprechend genügt es, wenn Sie entweder auf den Zahlungsbeleg oder den Bankkonto-Auszug - in Papierform oder elektronisch - zurückgreifen können.
Verjährungsfrist
Für Ihre Fragen von zentraler Bedeutung ist, ab welchem Zeitpunkt eine Geldforderung denn verjährt ist. Das Obligationenrecht (OR) besagt, dass Forderungen grundsätzlich mit Ablauf von zehn Jahren verjähren, sofern im Gesetz nicht etwas anderes bestimmt ist. Eine solche Ausnahme liegt beispielsweise bei Forderungen betreffend Mietzins oder anderen periodischen Leistungen, bei Handwerksarbeiten oder aus Arbeitsvertrag vor. Diese Forderungen verjähren bereits nach fünf Jahren.
Beginn der Verjährung
Die Verjährung beginnt mit der Fälligkeit der Forderung. Fällig ist eine Forderung dann, wenn der Gläubiger die Bezahlung verlangen darf. Ist auf einer Rechnung beispielsweise festgehalten, der Betrag sei innert 30 Tagen zu bezahlen, so ist die Forderung erst nach Ablauf dieser 30 Tage fällig, weshalb auch die Verjährungsfrist nicht früher zu laufen beginnt.
Unterbruch der Verjährung
Nebst der Tatsache, dass die Verjährungsfrist in speziellen Konstellationen still steht, kann sie auch von Neuem zu laufen beginnen, wenn der Schuldner die Forderung anerkennt, eine Anzahlung leistet oder wenn der Gläubiger das Betreibungs- oder Gerichtsverfahren einleitet. Weiter kann der Schuldner eine schriftliche Erklärung abgeben, dass er während einer gewissen Zeit auf die Verjährungseinrede verzichtet, damit er vom Gläubiger nicht einzig zum Unterbrechen der Verjährungsfrist betrieben wird. Insbesondere bei grösseren Forderungen lohnt es sich, die Frage der Verjährung genauer zu prüfen.
Kurzantwort
Es wird empfohlen, entweder den Rechnungsbeleg oder den Bankkonto-Auszug so lange aufzubewahren, bis die entsprechende Forderung verjährt ist. Die Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich 10 Jahre seit Fälligkeit.
